El objetivo de la empresa, al convocar juntas de trabajo, es favorecer la productividad de los empleados de la misma. Sin embargo, muchas veces, dicho objetivo queda lejos de alcanzarse al fallar el planteamiento o a causa de la indefinición de los puntos a tratar. La consecuencia de ello es que la junta, en lugar de resultar un factor impulsor de la productividad, se convierte en una pérdida de tiempo.

Las encuestas señalan que los asistentes habituales a reuniones de trabajo las ven excesivamente largas e improductivas. Sin embargo las juntas productivas son esenciales para detectar el ambiente y clima laboral, y fundamentales para que las empresas productivas aumenten su competitividad. La clave es hacer que sean más efectivas y eficaces creando estrategias para mejorar el clima laboral de una empresa y para saber como tener empleados más productivos.

 

10 Consejos para lograr juntas productivas

 

1-Puntualidad

Aunque pueda resultar una obviedad, la puntualidad es un factor determinante para gestionar nuestro trabajo de forma satisfactoria. Hay que tomarse muy en serio el factor puntualidad, por respeto a los demás compañeros, y por respeto hacia nuestro trabajo. La impuntualidad repetida resta efectividad e influye negativamente en la productividad.

 

2-Preparación

Para que una junta resulte exitosa hay que prepararla con tiempo. Informar a los asistentes debidamente para que vengan preparados, con información necesaria. La reunión ha de ser planificada con meticulosidad: Temas a tratar, asistentes, conclusiones y acciones a tomar habrán de ser cuidadosamente estipuladas.

 

3- Convocar solamente a las personas realmente necesarias

Mientras más participantes asistan, más se dilatará el tiempo de reunión. Además los que no son verdaderamente imprescindibles suelen perjudicar más que aportar soluciones.

 

4- Establecer y seguir un esquema

Esquematizar la reunión en varios puntos esenciales (el número ideal serían 3) y ceñirse a ellos, estableciendo una persona encargada de hablar y un tiempo determinado para cada uno.

 

5- Propósito y motivo de la reunión

Los convocantes de la reunión han de informar debidamente sobre el objeto de la reunión y los temas a tratar al inicio de la reunión. La reunión se iniciará de inmediato, de forma ágil y resolutiva.

 

6- Involucrar a los asistentes

La reunión puede desbalancearse si solo unos cuantos asistentes toman la iniciativa, hacen propuestas y participan en la discusión. Cada uno de los asistentes se encuentra presente en la reunión porque forma parte del grupo y ha de participar de forma activa.

 

7- Diagramas, cuadros y gráficos

“Una imagen vale más que mil palabras” El uso de gráficos, imágenes y diverso material de apoyo visual, conseguirá agilizar las reuniones, ayudar a recordar los puntos importantes y representará un ahorro considerable de páginas de texto y de tiempo.

 

8- Agendar los temas importantes pero no relacionados

En ocasiones puede darse el caso de que durante el transcurso de la reunión surja un tema importante que no está contemplado en la reunión. En lugar de improvisar y desviar el foco, lo mejor es convocar otra reunión en la que tratarlo y continuar con el plan previsto.

 

9- Registrar las acciones a tomar, responsables de ellas y fechas

Para que el debate sea productivo las decisiones que se tomen han de convertirse en acción. Al terminar cada reunión se ha de tener claro, cuáles serán las acciones a tomar, el responsable de las mismas y el tiempo para cumplirlas.

La reunión ha de ser planificada con meticulosidad: Temas a tratar, diagnóstico del clima laboral, asistentes, conclusiones y acciones a tomar habrán de ser cuidadosamente estipuladas.

 

10- Comprobar periódicamente la efectividad de las reuniones del proyecto

Las primeras reuniones suelen ser menos efectivas, debido a la novedad. A medida que el proyecto vaya avanzando, deberían ser más eficaces. Las reuniones periódicas sirven para medir el nivel de eficiencia y para mejorar los puntos débiles.

 

 

Los empleados felices son el motor básico para aumentar la productividad. Existen estrategias para mejorar el clima organizacional de su empresa que le permitirán obtener los buenos resultados que espera con mayor facilidad. En Clarity Wave tenemos las claves para que su empresa ahorre costos y aumente sus beneficios mostrándole cómo tener empleados más productivos. Para ello realizamos un profundo diagnóstico del clima laboral que permitirán a su empresa mejorar el ambiente laboral y la productividad.

 

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